--- title: "Лични данни на служители: правила за работодатели" canonical_url: "https://www.advokatami.bg/blog/lichni-danni-na-sluzhiteli/" language: "bg" description: "Какви лични данни на служители може да събира работодателят, на какво основание, колко време се пазят и как се уреждат достъпът и контролът." date_modified: "2026-11-02" representation: "public rendered page; canonical HTML remains authoritative" --- [Начало](https://www.advokatami.bg/)[Статии](https://www.advokatami.bg/blog/) # Лични данни на служители: какво може да събира работодателят и колко дълго се пазят Станимир Ненов · 15 юли 2026 г. Правна и редакторска актуализация: 18 октомври 2026 г. **Лични данни на служители** се обработват още при кандидатстването и част от тях се пазят след последния работен ден. Работодателят трябва да различава необходимите трудови и законови процеси от информацията, която просто би била удобна. **Най-важното** Събирайте само данни, необходими за конкретна трудова, осигурителна, данъчна или организационна цел. Потенциалната бъдеща полезност не е достатъчно основание. ## Съдържание - [Какви данни може да са необходими?](https://www.advokatami.bg/blog/lichni-danni-na-sluzhiteli/#types) - [Защо съгласието рядко е водещо](https://www.advokatami.bg/blog/lichni-danni-na-sluzhiteli/#basis) - [Подбор и кандидатстване](https://www.advokatami.bg/blog/lichni-danni-na-sluzhiteli/#recruitment) - [Имейл, устройства, GPS и видеонаблюдение](https://www.advokatami.bg/blog/lichni-danni-na-sluzhiteli/#monitoring) - [Колко дълго се пазят данните?](https://www.advokatami.bg/blog/lichni-danni-na-sluzhiteli/#retention) ## Какви данни може да са необходими? Според длъжността се обработват идентификационни данни, контакти, квалификация, стаж, банкова сметка, отсъствия и оценки. Здравните, биометричните и данните за синдикално членство са специални категории с по-висока защита. Проверяването на самоличност не дава автоматично право да се пази копие от личен документ. За всяко копиране е нужно конкретно основание и необходимост. ## Защо съгласието рядко е водещо В трудовото отношение служителят невинаги може свободно да откаже. Основните процеси обичайно се опират на договор, законово задължение или надлежно преценен легитимен интерес. Съгласие използвайте само за действително доброволна допълнителна цел без негативни последици при отказ. ## Подбор и кандидатстване Не изисквайте ЕГН, копие от лична карта, семейно положение или здравна информация на ранен етап, освен когато конкретно правило и длъжността го налагат. Информирайте кандидатите за срока. Запазването на CV за бъдещи позиции е отделна цел, която изисква прозрачност и подходящо основание. ## Имейл, устройства, GPS и видеонаблюдение Контролът за сигурност и непрекъсваемост трябва да е необходим и пропорционален. Опишете предварително допустимата употреба, логовете, получателите и срока. GPS извън работно време, камери в помещения за почивка или биометрия само за удобно отчитане могат да бъдат непропорционални. При висок риск направете оценка на въздействието. ## Колко дълго се пазят данните? Няма един срок за цялото досие. Направете график по категории и съобразете трудовите, счетоводните, данъчните и осигурителните правила. Когато законът не определя срок, използвайте необходимостта за целта и приложимата давност. След това изтрийте електронните данни и унищожете хартиените носители сигурно. ## Практичен контролен списък 1. Уведомления за кандидати и служители. 2. Регистър на HR дейностите и график за съхранение. 3. Правила за IT, имейл и дистанционна работа. 4. Матрица на достъпа и offboarding. 5. Договори с ТРЗ и други обработващи. **Официални източници** Приложими са принципите и основанията в [GDPR](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj), както и специалното трудово законодателство. ## Практически пример: подбор и трудово досие Работодател иска от всички кандидати копие от лична карта, ЕГН, снимка и свидетелство още преди интервю. След подбора пази CV-тата без срок „за бъдещи позиции“. Това нарушава принципа за минимизиране и прави трудно обяснимо защо данните са нужни на този етап. По-добрият процес събира първо квалификация, опит и контакт. Допълнителни документи се искат от избрания кандидат, когато законът или длъжността го изискват. Неодобрените кандидати получават информация за срока и отделната цел за бъдещи позиции. ## Как да приложите правилата на практика ### 1. Разделете етапите Подбор, сключване, управление на правоотношението и архив след прекратяване имат различни цели и срокове. Не копирайте целия набор данни във всяка HR система. ### 2. Оценете наблюдението При имейл логове, GPS, камери или биометрия опишете целта, необходимостта и по-малко инвазивните алтернативи. Уведомете служителите предварително и ограничете достъпа. ### 3. Създайте график за изтриване Свържете всяка категория с конкретен законов срок или документирана необходимост. Автоматизирайте напомнянията и включете хартиени архиви, резервни копия и данни при доставчици. ## Чести грешки - Разчитане на съгласие за основни HR процеси. - Копиране на лична карта без конкретно основание. - Постоянно скрито наблюдение без оценка. - Достъп на преките ръководители до цялото досие. ## Често задавани въпроси ### Може ли работодателят да чете служебния имейл? Само при ясна, необходима и пропорционална процедура. Общата собственост върху акаунта не оправдава неограничено четене на съдържание. ### Колко време се пази CV? Работодателят определя срок до 6 месеца по чл. 25к ЗЗЛД, освен при съгласие за по-дълго пазене или приложимо специално правило. Данните не се пазят автоматично безсрочно за бъдещи позиции. ### Има ли служителят право на копие от данните си? Да, правото на достъп обхваща личните му данни, но не означава автоматично предоставяне на цели документи с данни и права на други лица. ## Кой какво трябва да вижда в HR процеса? HR може да обработва пълното досие, но прекият ръководител обичайно се нуждае само от информация за задачите, отсъствията и представянето. Счетоводството получава данните за възнаграждения и законови отчети, а IT управлява акаунтите без автоматично право да чете съдържанието. Определете достъпа по длъжност, а не по лично доверие. Преглеждайте го при повишение, преместване, продължителен отпуск и напускане. При общи папки и HR системи проверете дали старите групи не дават скрито наследен достъп. ### Матрица за решение - **Кандидат:** Само данните, нужни за оценка на подходящостта. - **Активен служител:** Договорни и законови данни плюс пропорционални управленски записи. - **Бивш служител:** Само категориите, които трябва да се пазят за конкретен срок. **Какво да запазите като доказателство?** Уведомленията, графикът за срокове, матрицата на ролите, журналите за достъп, протоколите за напускане и договорите с HR/ТРЗ доставчици. ## Свързани теми - [GDPR документи за фирми](https://www.advokatami.bg/blog/gdpr-dokumenti-za-firmi/) - [Пробив в сигурността](https://www.advokatami.bg/blog/probiv-lichni-danni-72-chasa/) - [Политика за поверителност](https://www.advokatami.bg/blog/politika-za-poveritelnost-gdpr/) ## Нуждаете се от документи за вашия бизнес? Пакетът за работодател трябва да покрива подбора, досиетата, контролите, доставчиците и реалните срокове. [**Разгледайте подходящата услуга**](https://www.advokatami.bg/gdpr/) ## Конкретни срокове при подбор и трудови документи По чл. 25к ЗЗЛД работодателят определя срок за данните на кандидатите до 6 месеца, освен при съгласие за по-дълго съхранение или приложимо специално правило. При оттегляне на съгласието продълженото съхранение на това основание се прекратява. Изисканите оригинали и нотариално заверени документи на неодобрените кандидати се връщат по реда и в срока на чл. 25к, ал. 2. Тези правила не са срок за цялото досие на вече назначен служител. Биометричните данни попадат в специалните категории по чл. 9 GDPR, когато се обработват за уникално идентифициране. Снимката не е автоматично биометрична обработка само защото показва лице. **Правни източници:** [Регламент (ЕС) 2016/679, чл. 5–6, 9, 12–22, 28–34 и 44–49](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj?locale=BG); [Закон за защита на личните данни, чл. 25к](https://cpdp.bg/%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BD%D0%B0-%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BA%D0%B0-%D0%BD%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%BE%D0%BD%D0%B0%D0%BB%D0%BD%D0%B0/%D0%B7%D0%B0%D0%BA%D0%BE%D0%BD-%D0%B7%D0%B0-%D0%B7%D0%B0%D1%89%D0%B8%D1%82%D0%B0-%D0%BD%D0%B0-%D0%BB%D0%B8%D1%87%D0%BD%D0%B8%D1%82%D0%B5-%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D0%B8-2/). ## Практически чеклист за малък работодател - Раздели данните на кандидати, настоящи и бивши служители. - Свържи всяка група с цел, основание, срок и лица с достъп. - Провери счетоводителя, софтуера за заплати, облачното съхранение и достъпа при напускане. - Отдели задължителните трудови документи от доброволни инициативи, снимки и маркетингови публикации. - Определи кой обработва исканията за достъп и изтриване, като отчита законовото съхранение. Една обща декларация при назначаване не замества тези решения. Виж [кога е подходяща декларация за съгласие](https://www.advokatami.bg/blog/deklaraciq-za-lichni-danni/) и [кога е необходим DPA с доставчик](https://www.advokatami.bg/blog/dpa-dogovor-gdpr/). За адаптирани уведомления, вътрешни правила и регистри изпрати [запитване за GDPR документи за работодател](https://www.advokatami.bg/gdpr/#zapitvane). Описанието на екипа и системите е достатъчно за начало; не изпращай трудови досиета в първото запитване. Последно обновяване: 2 ноември 2026 г. Общата информация се прилага според конкретната дейност и не заменя индивидуална правна преценка.