От идея до устойчив бизнес.

Споделяме как развиваме дигитална компания в България.
Учим много всеки ден. Ще учиш и ти.

01 ноември 2018

Как вървим по пътя си към Северната звезда?

Това е дълга статия, в която споделям как сме организирали компанията. Това са нашите текущи навиците и начина, по който работим. Пиша тази статия с цел 1) да бъда полезен на други лидери на компании или бъдещи такива и 2) да получа обратна връзка от вас.

В статията става въпрос за:

  • 6-седмични ни работни цикли – какво представляват и какво правихме преди това? Защо OKRs не работи за нас?
  • Как държим комуникацията с инвеститора ни?
  • Мнението ни за екипните срещи и видовете срещи, които правим?
  • 1:1 срещи на мениджъри с член на екипа?
  • Седмични и месечни показали за успех?
  • Годишна равносметка и поглед от високо върху бизнеса и индустрията?
  • Колективният ни мозък и нашето ноу-хау.
  • Нашата култура и начин на работа.

6-седмични работи цикли

В първите дни, когато изграждахме компанията, живеехме седмица за седмица. Даже ден за ден. Да, имахме някаква мечта, мисия, северна звезда, но погледът ни винаги беше какво трябва да направим днес и се простираше най-много до една седмица напред. След това започнахме да гледаме по-далеч, месец напред, тримесечие и дори година напред. Дълго време планирането ни беше разбито по следния начин: имаме големи и амбициозни цели, които искаме да постигнем в идните 5 години. Тези цели се разбиват в по-малки годишни цели. Годишните цели се разбиват в тримесечия. Те в месечни цели. А те в седмични задачи. И накрая седмицата се разбива в дни, за да стигнем до задачите за деня. Така ден след ден вършим задачи, които ни доближават до седмичните цели, те до месечните, тримесечните… та до големите 5-годишни цели. Това са цели и задачи, които на ниво компания и отдели се пръсват по ежедневните дейности на всеки член на екипа. За да работи това обединение трябва да има страхотен контекст в организацията. Известно време пробвахме да организираме това чрез OKRs (Objective and Key Results). В началото ги правихме в Google Sheets, в Trello, след това ползвахме Weekdone с конкретен инструмент за това. Но бюрокрацията все пак беше твърде голяма. Беше тегаво за екипа да си ъпдейтва нещата и там. Въпреки това, имахме определена координация най-вече по целите за месеца и седмицата. От ден 1 тук никога не е имало колебания какво и защо правим в дадена седмица и месец. 

Това лято решихме да пробваме нещо ново. Взехме модела от бодибилдинг направлението: тренираш яко 6 седмици и след това правиш една разтоварваща седмица (deload week). През тази една седмица може да си починеш (въобще да не тренираш) или да ходиш в залата, но да тренираш леко – с поне 50% по-леки тежести от нормалното. Този модел в крайна сметка води до устойчив растеж на мускулите. Шест седмици ги тренираме, а след това им даваме шанс да си починат, за да може да се подготвят за още растеж в следващия цикъл от шест седмици.

Аз съм фен на това как модели от една дисциплина могат да се прилагат в друга. Например как принципът за естествения подбор от еволюцията се проявява като churn в SaaS бизнеси, застрахователни и други абонаменти бизнеси. Или как Compound принципът в математиката и финансите (лихва с натрупване) се прилага във връзките ни с приятели и колеги, в книгите и т.н. На този линк има изведени 100-на полезни модела от различни дисциплини.

Така с продуктовия екип на Адвокатами.бг започнахме да работим на 6-седмични проектни цикли.

В един цикъл работим по 2-3 големи проекта (big batch) и към 5 малки (small batch). Големите проекти отнемат 6 седмици, а малките от няколко дни до седмица.

Може ли всичко да се свърши за 6 седмици? Да. Смятаме, че почти всичко може да се разгради до базов вариант, който да се направи за 6 седмици.

Няколко конкретни примера за BB (big batch) проекти:

1/ SEO одити и подобрения на 15 продуктови страници и сайта като цяло.

2/ Създаване основите на база данни с нашия правен ноу-хау (колективен мозък).

3/ Масивни тестове за растеж в Activation и Revenue каналите.

4/ Създаване на Помощен център.

И няколко SB (small batch) проекти:

1/ Автоматизация на процеси по обслужване в продуктите НПО и Общи условия.

2/ Подобрения в чекаут процеса ни.

3/ Тестове на Добавки към Premium абонамента ни.

Само по тези проекти ли работим? Това е фокусът ни в цикъла, но извън това вършим и разни текущи задачи. Например писането в момента на тази статия от мен е извън проект по цикъла. Идеята обаче е да имаме фокус.

Какво ни дава тази схема?

    1/ страхотен фокус – работим по тези проекти + дневните ни задачи, а всички други идеи трупаме в списък, който разглеждаме в началото на новия цикъл

    2/ завършеност на проекти (преди това, често се случваше да започнем нещо, да го докараме до някъде, после да се появи нещо важно, после нещо друго важно и така бърнаутвахме, не завършвахме неща, не празнувахме успехи и т.н.)

    3/ усещане за завършеност и успех – накрая на цикъла виждаме резултатите си

    4/ много по-висока продуктивност и качествена работа, при по-малко стрес

Как решаваме какво да работим? Имам един списък с идеи, в който всеки допринася. Към края на разтоварващата седмица всеки от нас започва да мисли по конкретни предложния за новия цикъл. Преглеждаме списъка с идеи, добавяме и нови, ако прецени. След това си споделяме идеите писмено и на другия ден се виждаме на среща, за да обсъдим. Тази среща е една от малкото срещи, които правим преди обяд. Сутрин към 10 часа, защото ще вземаме важни решения и трябва да сме с мощно съзнание. На тази среща обсъждаме различните предложения и в крайна сметка аз вземам крайното решение по какво ще работим. Именуваме цикъла. Сегашният сме го кръстили Мусала, понеже е доста амбициозен. Дано да го изкачим. След срещата пускам резюме до всички от екипа, задвижваме плановете за всеки проекти, планираме ги във времето и започваме да къртим мивки.

Как държим комуникацията с инвеститора ни

Имаме късмета в компанията да присъства страхотен инвеститор. Как държим комуникация с него? Имаме общ файл в Dropbox Paper където след всеки цикъл му споделяме ъпдейт какво сме направили и какво ще правим в следващия цикъл. Споделяме финансови и други показали за успех. Споделяме и други неща, които смятаме, че трябва да знае. Например преди време споделихме големи грешки, които сме направили в годината и изводите ни. Когато правим грешки падаме. Изправяме се, учим си урока и продължаваме напред. Като повече не падаме по същия начин. Цитат от срещата ми с Христо по повод на грешките, които споделих: “Стан, това по-скоро са необходими стъпки към успеха ви”.

Та, след като му изпратя този файл, може да има кратка имейл кореспонденция, но основното се случва на среща. Обикновено обядваме заедно и обсъждаме темите. Моят подход тук е да го оставя той да избере темите за обсъждане от това, което съм му споделил. Така 1) не го вкарвам в моите рамки, 2) разговорът е по-стойностен и 3) виждам какво него го вълнува.

Темата за екипните срещи 

Съгласен съм, че срещите могат да бъдат пилеене на време. Събираш на едно място 5 човека за 60 мин. Това са 300 мин. екипно време, 5 часа. И ако срещата не се проведе ефективно, това е пълна загуба не само на време, но и на енергия. Аз лично не мога да понасям енергийно срещи – изтощават ме.

Не може и без срещи. Онлайн комуникацията е страхотна, защото

1/ може да се случва поетапно (в асинхрон) и в удобно време на всеки (например някой си поства плана за седмицата, след това в удобно време друг коментира по плана)

2/ пести много време

3/ не е нужно всички да сме на едно физическо място.

Личната среща обаче дава много по-пълна комуникация. Имаме език на тялото, тон на гласа, емоция и други комуникативни сигнали от тялото, които са важни, за да се разбираме много по-добре. Друг плюс за личните срещи е, че по-бързо може да се подаде топката напред-назад, да се вземе решение и да се действа, вместо да си разменяме имейли или да си чатим в слак.

Ние се опитваме да балансираме с минимални и ефективни срещи. По-долу споделям какви срещи правим и как ги правим.

Всички срещи правим следобед или в края на работния ден. Останалата част от деня я ползваме за продуктивни дейности. Единственото изключение е когато на срещата трябва да вземем важно решение. Тогава задължително правим срещата сутрин преди 11.30, защото тогава най-много бръснем с ума.

Понеделник следобед. Среща на лидершип екипа. В края на деня, точно 30 мин. Влизам с кухненски таймер (В Лидл ги продават за 5 лв.) – настройвам го на 30 мин. и започваме:
1. Всеки докладва прогрес от изминалата седмица по проектите в настоящия цикъл. 10 мин.
2. Всеки докладва плана за седмицата по проектите от цикъла. 10 мин.
3. Преглеждаме важни показатели от изминалата седмица и обсъждаме каквото друго има. 10 мин.

Показателите, които гледаме на седмична база:
1. Общо приходи
2. Приходи разбити по продукти (20 броя и 4 пакетни)
3. Разходи за придобиване клиенти и в това число възвращаемост на инвестицията в придобиване
4. Разлика приходи и разходи за придобиване (обща и по-продукти)
5. NPS (Net promoter score)
6. Време за първи отговор на обслужващия екип
7. Отговори в рамките на един час
8. Откази на вписвания в Търговския регистър
9. Goal Completions в Аналиткс
10. Goal Conversion Rate
11. Conversion Rate – само за продажбите, в goals по-горе има и лийдове и други цели, освен продажби

Горните показатели визуализираме в Google Sheets Report Charts.

Извън тези метрики горе аз правя писмен анализ на други специални метрики в Аналитикс, Google Ads и Facebook Ads. Представянето на имейл канала ни го следя отделно на двуседмична база в MailChimp и Metrilo.

Някои от нещата, които гледам в Аналитикс и ги сравнявам с предната седмица:

  • % потребители
  • разпределение на трафика по sources и дали има аномалии
  • аномалии в среден престой на сайта, баунс, % exit
  • трафик към ключови топ 10 страници – дали има аномалии в поведението и източниците; също така дали има корелации с поведението на трафика и резултатите, които гони дадена страница

Обръщам внимание на източниците (sources) в Goals и как се развиват спрямо предната седмица и нормалното за нас. Тук мога да се похваля, че organic и direct продължават да растат, за сметка на cpc.

Гледам goal value.

В Ecommerce секцията на Аналитикс:

  • Приходите в проценти спад или повишение спрямо предната седмица.
  • Същото нещо за Transactions и Avg. order value.

Преглеждам резултати от кампании. Масово ползваме UTM линкове за различни експерименти и тук им хвърлям бърз поглед. Детайлно ги разглеждаме в друг специален момент от седмицата

Преглеждам топ продаващите се продукти.

Shopping Behaviour: процента спад или пошение спрямо предната седмица в New visitor, sessions with transactions и същото за Returning.

В Google Ads основно правя анализи на месечна база, а на седмична преглеждам дали има аномалии или места за подобрения в:
– разходи
– кликове
– конверсии
– CTR

Facebook Ads – също на месечна база правя по-дълбоки анализи. На седмична база гледам:
– фрикуенси
– аномалии в разни кампании

Вторник няма срещи!

Сряда. До скоро правихме mid-week checkin по развитието на седмицата във връзка с проектите в настоящия цикъл. Идеята беше за 15-20 мин. да се ъпдейтнем кой до къде е в седмицата и какво остава до петък. Тези срещи обаче започнаха да стигат до 40 мин., та дори до час. А сме 4 човека на тях.

От днес този mid-week checkin вече го правим онлайн. Имаме нагласено напомняне в Слак канал, което към 16 часа в сряда ни напомня да си споделим нещата. След това всеки от нас може да се ангажира с въпроси и отговори по темите и до края на деня темата е приключена. Плюсът е, че не е нужно всички да сме в една стая точно в 16 часа. Дискусията започва в 16 часа в Слак и всеки се включва асинхронно, когато му е удобно до края на деня.

Четвъртък.
Bi-weekly, през една седмица, имаме среща на всички в компанията. Срещата отново в края на деня и е точно 30 мин. Най-важната ни цел на тези срещи е да задаваме контекста на останалите от екипа. Фенове сме на повече контекст и по-малко контрол. За да работи това обаче, всеки от екипа трябва да вижда цялата картинка. Важно е строителят да вижда, че строи катедрала, вместо да вижда само някакви тухли и стена пред себе си. Важно е и фокусът на целия екип да бъде насочен към целта, а не към проблемите. Тук винаги давам примера с колата. Ако караме бързо кола по писта и се фокусираме върху стените наоколо – ние ще се блъснем в тях. Ако обаче се фокусираме върху завоя и пътя – то ние ще се движим към целта ни.

На тези срещи споделям важни показалите в компанията. Приходи, приходи по продукти, разходи, разходи по направления, разходи като процент от приходи и други. Важно е всеки от екипа да знае къде се намираме и къде отиваме.

Напоследък на всяка такава среща се опитвам да споделя пред екипа и няколко модела на поведение, които да им бъдат полезни в работата и живота. От тези тук: https://fs.blog/mental-models/

До скоро на тези срещи си правихме и предизвикателства. Всеки си намисляше предизвикателство, което да изпълни до следващата ни среща. Идеята е да излизаме от комфорта си. А когато си обещал пред целия екип и знаеш, че на срещата ще те питат какво стана – имаш огромна мотивация.

На тези срещи обсъждаме и разни текущи неща от работата.

Петък. През 2-3 седмици в петък следобед имам 1:1 с всеки от лидершип екипа.

Това е среща между ръководител и подчинен. Не обичам тези две думи, но в случая дават ясна представа за участниците. Важно е тези две страни да имат силна и искрена връзка. Важно е ръководителят да дава навременна обратна връзка и сигнали за подобрения към подчинения. Така той може да ги съобрази и да подобри представянето си. Вместо тези неща да се натрупват в ръководителя и един ден да се стигне до уволнение, което да бъде гръм от ясно небе за подчинения.

Аналогично и в обратния случай. За ръководителя е важно да приема обратна връзка от подчинения. Какво се случва с него, има ли неща, в които не гори, какви са му плановете, как се чувства в компанията, притеснява ли го нещо и т.н.

Задача №1 на всеки ръководител е да намира и да задържа топ таланти. Срещите 1:1 с хората са начин да се случва това задържане.

Тези срещи са на подчинения. Той задава темите и той говори основно. Аз слушам. Обсъжда се всичко по работата и извън нея. Всичко, което човекът пожелае.

С всеки от екипа, с който правя 1:1, имаме един споделен файл. В него преди всяка среща човекът прави списък с нещата, които иска да обсъдим. Аз ги преглеждам преди срещата. Често правим тези срещи, разхождайки се в градинките около офиса. Хем се раздвижваме, хем дишаме чист въздух, хем разходката предразполага за разговор. А и вървим рамо до рамо в една посока, вместо да сме един срещу друг.

На тези срещи много разчитам човекът да повдига потенциални бъдещи проблеми, които да адресираме в настоящето.

Продължителността на срещата е ориентировъчно, зададен в календара – срещата продължава колкото време е нужно.

Контекст вместо контрол

Фенове сме на повече контекст в екипа, за сметка на микромениджмънт и контрол. Няколко инструмента, с които постигаме това споделям по-долу. Разбира се контекстът се задава непрестанно във всички срещи и комуникация в екипа.

Всяка понеделник сутрин всеки от нас попълва кратка уеб форма:
1/ Споделя как е минала седмицата
2/ Споделя плана си за идната седмица
3/ Споделя проблеми
4/ Рейтва колко е бил щастлив предната седмица в компанията
5/ Освен тези горе, формата има и още няколко (незадължителни) полета за попълване. Скриншот по-долу.

 

На дневна база. В Слак имаме канал “днес”. Когато всеки от нас приключи работа за деня – поства там какво е правил и как е минал денят. На сутринта се очаква от всеки от екипа да се е запознал със случилото се в компанията за последните 24 часа. Така отново постигаме страхотен контекст и координация. Постването на това какво си правил днес отнема точно 2-3 мин. Аз лично отварям отметнатите задачи в Todoist (повече за него по-долу) и резюмирам деня за колегите си.

Тестове за растеж

Всяка седмица имаме поне 20-на теста (експерименти) които правим по каналите за придобиване или по activation (landing pages) и revenue каналите. Това са А/Б тестове, дизайн, UX подобрения и т.н. Тук основно работим аз и Цецо. Всяка сряда имаме среща с него за 60 мин., през която минаваме през всеки тест, за да погледнем резултатите и да преценим дали е успешен или не.

Месечни срещи

Първият работен ден на всеки нов месец е особен за нас. Още от късна сутрин се започва подготовката на доклади за изминалия месец и други рутинни месечни задачи.

В края на деня имаме среща на лидершип екипа, за да разгледаме и обсъдим резултатите.

– Приходи по продукти (около 20 позиции)
– Тотал приход
– M/M растеж
– Разход за екип и този разход като процент от приходите
– Разход за маркетинг и като процент от приходи
– Разход за оперативни и капиталови и като процент от приходи
– Разходи за web tools и като процент от приходи
– Оперативна печалба или загуба
– Operational profit margin
– Гледаме и как се движим с тотал за годината по горните параметри
– Имаме таблица, която ни сравнява текущия месец с/у същия месец от предната година и с/у бюджета за годината

След това наглеждаме още няколко метрики като:
– северните звезди за топ продукти
– Return of Investment in Ads
– Total Customers – този месец
– Customers all time – всички до момента
– Cost to acquire customer
– % RVR (return engagement), това е returning / sessions * 100
– Returning customers
– Revenue from returning customers
– Revenue per employee
– Average employee payout

– Site visitors
– Email subscribers
– Toal Facebook fans

– Наглеждаме активите и пасивите ни

Всички тези данни ги гледаме в Google Sheets като стойности и като Charts в контекст на предните месеци.

В началото на месеца правя по-задълбочени анализи и на представянето ни в Google Ads, Facebook Ads, SEO, Google Analytics.

В края на годината

Последните две години успяваме да заделим време в края на годината (края на ноември и първите дни на декември), за да погледнем нещата от високо. Първо правим равносметка на годината. След това насочваме фокуса си върху идната година и евентуално добавки или промени в гранде стратегията за идните 3-5 години. Този процес протича около 2 седмици.

Тази година Христо още в края на септември ми писа. Позволявам си да публикувам тук въпросите му, защото са страхотни:

“Идва времето за правенето на бюджет за 2019-та. Това е добър момент да погледнеш кои са бизнес двигателите за следващата година, къде има потенциал за по-голям ръст и какво може да попречи на ръста да се случи и съответно да се начертае план за постигането му. Когато правите това упражнение, е добре да обхванете следните теми:
– Кои са драйвърите на приходи? Къде имам потенциал да постигна по-големи приходи от очакваното? Има ли драйвъри, които пропускам? Как да извлечем максимума от тях?
– Как отделните драйвъри на приходи се комбинират? Има ли релации, които ако бъдат направени, ще доведат до благоприятни синергии?
– Кои са приходите, които са дългосрочни? Ако има краткосрочни приходи, как да ги превърнем в дългосрочни (темата с ГДПР);
– Какви таланти ми трябват, за да усвоя потенциала за приходи от различните бизнес инициативи? Когато наемаш, мисли в перспектива какъв талант ще ти трябва за след време.
– От какво зависи да реализираме бизнес потенциала? Кои са основните предпоставки, за да ни се получи бизнес планът?
– Какви са рисковете пред бизнес плана ни (екип, компания, индустрия, икономика)? Какво може да осуети пътя ни към успеха? Много често тези две теми (от какво зависи и какви са рисковете) ги пренебрегваме и не им даваме необходимото внимание, което води до нереализиране на потенциала).”

Колективен мозък

Нещо, полезно, което пробвахме в различни варианти от няколко години и което направихме най-накрая тази година. Създадохме си вътрешно Wiki на компанията. Това е уеб платформа само за нас, в която има информация за това как работи компанията. Определени хора от екипа могат да пишат и да редактират, а други имат права само да четат.

Имаме две Wiki-та:
1/ За компанията
2/ За правния ни ноу-хау

За компанията. Тази информация е супер полезна за нови хора в екипа, но и за ориентир на настоящия екипаж.

Тук има информация по теми като:
1/ Историята на компанията
2/ Начина на работа и комуникация, инструменти и приложения, които ползваме, как съхраняваме и управляваме файлове и др.
3/ Каква ни е организационната структура.
4/ Работно време, отпуски, отсъствия
5/ Как се вземат решения и визията ни за повече Контекст и по-малко Контрол.
6/ Визия и дългосрочни цели
7/ Идеологията за екипни срещи и ритъм на работа
8/ Кои са нашите клиенти?
9/ Как правим пари?
10/ Кой да питаш?
11/ Каква е маркетинг стратегията ни?
12/ Информация за продуктите ни, за това как работи технологията ни, какво можем технологично и какво не можем?
13/ И други.

За правния ни ноу-хау. Всички правни казуси, които работим, се завеждат там като проблеми, а след това се разписват и решенията, заедно с помощни указания и документи. Например как се открива ресторант. Така, когато на колега адвокат му се наложи да направи нещо – първо може да погледне в базата ни данни с ноу-хау, вместо тепърва да открива топлата вода. Това спестява време и води до по-високо качество на услугата. Работим по въпроса тази база данни да започне да се изследва и от AI, който да предлага на адвокатите решения.

Как комуникираме

Вече стана въпрос за срещите. Останалата комуникация се случва в Slack. Рядко имейл.

За управление на задачи и координация кой по какво работи ползваме Todoist. Това е приложение по метода на Getting Things Done. Имат супер бърза и удобна Desktop версия, имат и мобилни приложения. Супер доволни сме. През годините сме работили почти с всички видове приложения за управление на проекти и това за момента е най-доброто за нас.

Trello ползваме за процесни нужди. Например движение на лийд до затваряне на сделка. Или движение по регистрация на фирма. С времето си направихме наша автоматизация в Trello: когато картичка се премести от един лист в друг – автоматично се изпраща имейл известие на клиента. Например в борда за регистрации на фирми местим картичката в списък “Готова фирма” и клиентът автоматично получава имейл от нас, че фирмата е готова. Това спестява много време и води отново до по-високо качество на услугата ни.

Zendesk – за обслужване на клиенти по имейл, чат, социални медии и телефон. Много сме доволни от Zendesk Talk. Това е готов call center, който се сетъпва с 3 клика.

Още малко на тема software:
1/ G-suite за файлове (Обмисляме да добавим и DropBox скоро)
2/ 1Passwords Team – пароли мениджър
3/ CrazyEgg – heat maps, scroll maps, etc.
4/ Google Optimize and Optimizly – A/B тестове

Култура и начин на работа

Нормално начинът на работа в компанията (принципите и ценностите ни) в началото започнаха от мен и Мариела като основатели. Голяма част от компанията е това, което сме ние. След това се включиха първите силни личности в екипа като Никола и Цветан. Те попиха от нас, но добавиха още и от себе си. Така с годините се наложиха определени принципи и ценности, по които ние се ръководим. В нашия случай, не си харесахме готови принципи и след това да се опитваме да ги наложим. Просто работихме и правихме нещата както смятаме, че е редно. Тази година направихме усилия и кодифицирахме тези принципи в една презентация. Идеята е новите попълнения в екипа по-лесно да се ориентират как работим и какво ценим. 

Повече за начина ни на работа: https://www.advokatami.bg/culture/

Благодаря, че прочети до тук. Както казах в началото – надявам се да сме полезни. Ще се радвам на твоята обратна връзка. Къде сме нацелили нещата? Къде не сме? Какво работи и какво не работи в твоята компания? Ще се ангажирам в коментарите по-долу.


Над 10 000 доволни клиенти

4.9/5 review rating 5 от 613 в Google | 4.9/5 review rating 5 от 443 във Facebook | Виж всички

review rating 5  Няколко услуги имам извършени през Адвоката Ми и съм изклюително доволна от обслужване - бързо, лесно и коректно!

thumb Маргарита Ангелова

review rating 5  Силно препоръчвам сайта, ако имате нужда от консултация или вид документ. На мен ми свърши идеална работа.

thumb Васил Гачев

review rating 5  Отлична работа и комуникация, спестихте ми време, със сигурност и нерви! Благодаря Ви! Успех!

thumb Ани Станимирова

Advokatami.bg е отразен в медиите: Bulgaria ON AIR Вестник 24 часа