Дистанционна работна среда и дигитални инструменти за успешен бизнес

През тази година правим доста интервюта и наемане на нови хора в екипа. Растем и правим всичко възможно да привличаме големи таланти. Всяко ново попълнение при нас минава през “онбординг” процес – запознава се с историята на компанията, принципи, ценности, продукти, процедури, среда на работа и други.

По долу споделям извадка от съдържанието ни за средата ни на работа и дигиталните инструменти, които ползваме.

Защо? Защото вярвам, че има много други развиващи се компании и основатели, на които опитът ни може да бъде полезен.

Работната ни среда

Вече стана ясно, че ние сме 100% дистанционно базирана компанията. След много изследвания и тестове сме стигнали до заключението, че екипът и компанията се представят много по-добре в такава среда. Не всеки може и трябва да бъде креативен от 9 до 18 часа. Някои хора са креативни рано сутрин, други пък късно вечер. Бягаме от общоприетия стереотип на работа в офис от 9 до 18 часа. Разбира се за някои отговорности, свързани с клиенти и партньори няма как да избягаме от общоприетия работен ден.

Офисът ни в София се помещава в Coworking Puzl. А през годините сме работили от Барселона, Севилия, Рим, Португалия, Алпите, различни български градове и села + любимия ни – Сан Франциско. Имаме ли лаптоп и интернет – it’s fine!

Онлайн етикетът е много важен за нас. Общуваме онлайн – чрез чат, коментари, имейли. В този начин на комуникация трудно може да се предаде емоцията. Нещо казано със закачлива и топла усмивка на живо, по имейл приемащият може да го интерпретира като заяждане. Или бърза молба да се приеме като студена заповед (например “пусни ми договора за наем”). Ето защо е добре да се въздържаме от оценка на тона и емоцията, когато имаме онлайн комуникация (извън видео или аудио). Приемаме, че всички в екипа сме позитивни, емоцията винаги е добронамерена и учтива (макар, често в бързината да спестяваме учтивите думи и изрази). Никога не бързаме да интерпретираме емоционално онлайн съобщение от екипа. Ако ситуацията налага изясняване – правим го на живо или чрез аудио и видео. Именно заради нуждата от емоция и човешки контакт.

Дигиталните ни инструменти

Slack – чат, бърза комуникация. Различни канали за различна цел.

Trello – управление на проекти, продукти, менижиране на продажби и обслужване. Тук комуникираме и работим по конректни проекти и задачи. Ако нещо се работи там – там се комуникира. Важно ни е контекстът на дадена задача да си бъде при нея през цялото време, там да са прикачени файловете, там да се коментира, за да може по-всяко време заинтересованите лица да са наясно до къде сме.

Google Drive – съхранение на файлове. По-важното: обща работа по текстови файлове и таблици. Не ползваме Word или Excel. Работим само с техните аналогии – Google Docs и Google Sheets. Това ни позволява в реално време да работим по текуща версия на документ или таблица. Всеки член на екипа трябва да има страхотни базови умения в обработка на таблици и текстове. Ако си пропуснал това до сега – наваксай с няколко дни онлайн ученe.  

Тези три горе са най-важните и оборотни приложения. Свали си ги на desktop и на mobile. Задължително е всеки от екипа да инвестира време в самообучения по тях, да бъде power user! Често си споделяме едни на други различни tips and tricks. So start learning today! Google “trello tips and tricks”, намери полезни за теб допълнителни приложения и команди за Slack, потърси и инсталирай полезни браузър екстеншъни за трите приложения по-горе.

Email clients – Фенове сме на имейл клиентите и насърчаваме всеки от екипа да работи с имейл клиент, вместо с уеб базирана версия на имейла си. Хората с Макове ползват Mail, а останалите Thunderbird или Outlook.

Skype / Google Hangouts / Appear.in – видео връзка, screen sharing

Други приложения, с които работим

• CrazyEgg – анализи на ландинг страници
• Optimizely – web A/B тесове
• Mailchimp – имейл маркетинг
• Buffer – social media management
• Toggl – time tracking
• Groove – customer support
• 1Password Team – пароли мениджър
• Photoshop, Affinity Designer, AI – графики
• Dropbox – screenshots and screen video sharing