Правна актуализация: 1 октомври 2026 г.
В днешно време голяма част от потреблението на стоки и услуги се осъществява изцяло онлайн. Това води до необходимостта от бързото и лесно съставяне и изпращане на счетоводни документи, което се постига чрез издаването на електронна фактура.
Законни ли са електронните фактури?
Законът за счетоводството допуска счетоводни документи в електронна форма, а ЗДДС урежда фактурите на хартия и в електронен вид. Електронна фактура може да бъде издадена и получена в подходящ електронен формат при спазване на приложимите изисквания.
За електронната фактура е предвидено същото задължителното съдържание, както и за хартиената. Това означава, че двата вида фактури не се различат по съдържание, а само по формата, в която се изпращат.
Необходим ли е електронен подпис?
Електронната фактура е електронен документ. Това обаче не означава, че всяка фактура трябва да бъде подписана с КЕП. Задължителни са автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта от издаването до края на срока за съхранение. Те могат да се осигурят чрез надежден контрол, който свързва фактурата с действителната доставка, както и чрез допустими технически средства. Подписът и печатът не са общи задължителни реквизити на фактурата.
При използване на електронни фактури се съобразява изискването за приемане от получателя по чл. 114 ЗДДС. Добре е начинът на изпращане и получаване да бъде уговорен и доказуем. PDF, изпратен по електронна поща, може да е допустим, но самият файлов формат не доказва кой го е издал и дали съдържанието е запазено. За обществени поръчки или специални системи могат да важат допълнителни изисквания за структуриран формат.
Предимства на електронните фактури
Голяма част от търговците предпочитат издаването на електронни фактури, тъй като това има редица предимства. На първо място, чрез издаването на електронна фактура, се спестяват значителни разходи за консумативи. Основното им предимство обаче е бързото и лесното съставяне, както и изпращането им до получателите.
Не е за подценяване и фактът, че при издаването на електронна фактура се свежда до минимум допускането на грешки при поредността, дублирането на номерация, анулирането и архивирането на документи. Чрез използването на онлайн фактуриране, всеки търговец има възможност за бърза проверка и дистанционен достъп до издадените фактури. Освен това законът допуска, издадените фактурите да бъдат съхранявани в електронен архив, което е удобство при следенето на сроковете за съхранението им и правилната им отчетност.
От казаното дотук става ясно, че издаването на електронна фактура е законосъобразен и предпочитан начин на фактуриране.
Depa.bg дава възможност да организирате целия този процес с няколко клика. Това е програма за фактури създадена от нас, екипът на Advokatami.bg, за наши нужди и клиенти. Препоръчваме я на теб, защото е полезна, безплатна и се работи лесно с нея!
Архивиране и поправяне
Съхранявайте електронния оригинал и необходимите доказателства, поддържайте резервни копия и достъпност през целия законов срок. Разпечатката е копие и сама по себе си не запазва всички електронни данни за проверка. При поискване осигурете достъп на компетентните органи по законовия ред. Грешките се отстраняват чрез анулиране и нов документ или чрез известие според чл. 115–116 ЗДДС; не презаписвайте вече издадена фактура без следа.
Правна основа: НАП — фактуриране; Закон за счетоводството; Директива 2006/112/ЕО — правила за фактурите.