От идея до устойчив бизнес. Споделяме как развиваме дигитална компания в България. Учим много всеки ден. Ще учиш и ти.
01 юни 2017

След регистрация на фирма: 13 важни теми

Всички наши клиенти, които регистрират фирма с нас, получават серия от полезни указания и напомняния кога-какво да правят след регистрацията. Отзвукът от тази информация е супер позитивен и за това решихме да споделим нещата с всички наши потребители.

В тази статията ще обхвана мнозинството от действия, които всеки управител или собственик на фирма е добре да има предвид. Успешното управлението на бизнес изисква ръководителят да има основни познания в редица области като финанси, маркетинг, продажби, технологии, обслужване на клиенти, счетоводство, право, наемане на хора и други. Задача на всеки основател е да не спира да си подобрява уменията в тези области.

Процесите и процедурите по-долу обикновено са грижа на счетоводители и юристи, но е много важно управителят да е запознат с основните детайли и да изисква от своя екип или обслужващо счетоводство / правен отдел съответните действия.

Ще допълвам тази статията всеки път когато има промяна и добавки на нови изисквания. Обхващам темите:

  • Фирмен печат
  • Защита срещу кражба на фирма
  • Започване на дейност и осигуровки
  • ДДС регистрация
  • ДАНС регистрация
  • Лицензи
  • Администратор на лични данни
  • Трудови и граждански договори
  • Счетоводство
  • Приемане на плащания – в брой и онлайн
  • Работно време, обекти и т.н.
  • Електронен подпис
  • Защита на бизнес

1. Фирмен печат

Законово не е задължителен, но на практика няма как без него. По закон подписът на управителя ангажира и представлява дружеството. Именно за това в Търговски регистър не се представя списимен от печат, а спесимен от подпис. Практиката обаче е наложила да се иска печат и някъде, на някое бюрократично гише, някой служител ще ви блокира работата като изиска печат. Ето защо е препоръчително да отделите 1-2 часа и да си набавите печат. Не са скъпи, а има и не малко сайтове където можете онлайн да свършите цялата работа. За идентификация е необходима личната карта на управителя. Компанията, правеща печата, си прави проверка в Търговски регистър. Добре е в печата да фигурира и английското име на фирмата (в случай, че се наложи да сключите договор с чуждо лице).

2. Защита срещу кражба на фирма

Препоръчително е да се направи регистрация за смс известия при промяна на всякакви обстоятелства по фирмата. Тези обстоятелства могат например да бъдат: смяна на собственик, управител, адрес, име на фирма, дялово разпределение и други. Има стотици случаи с кражби на фирми, чрез фалшиви подписи. За това следвайте стъпките за защита в тази статия.

3. Започване на дейност и осигуровки

Това е моментът на първия приход или разход на фирмата. Това е първата фактура (или друг счетоводен документ) за приход / разход. От този момент тече 7-дневен срок, в който управителят, трябва да пусне декларация за започване на дейност до НАП. В съответната териториална дирекция на НАП има образец. Тази процедура се прави, само ако управителят вече не пуснал подобна декларация за някоя от другите си фирми.

От този момент започват да се дължат месечните осигуровки на управителя / собственика на фирмата.

Това е и причина в практиката този момент да се забавя. Така например за дребни разходи на фирмата в началото може да се използват лични средства. И когато получим първото плащане, т.е. реализираме първия приход – да пуснем декларацията и да започнат да се дължат осигуровки.

Финансово не е изгодно да осчетоводим фирмен разход за 20 лв., това да стартира фирмата, да започнем да плащаме всеки месец осигуровки и чак след 5 месеца да получим първия си приход.

Колко време може да се забави този момент и фирмата да стои “замразена” / без дейност? Колкото си искаме. Няма ограничения.

Колко осигуровки се дължат като управител? Отговорът винаги е индивидуален, защото трябва да се провери дали това лице има други трудови и/или граждански доходи. Ако приемем, че управителят действа само в настоящата фирма, то минималните осигуровките на месец към днешна дата биха били около 130 лв. и доста по-малко, ако управителят е пенсионер (някъде около 30-40 лв.).

Управителите на фирми подават декларации за самоосигуряващи се лица. Така те имат възможност да изберат на какъв доход да се осигуряват. Горната сума е калкулирана на базата на минималния доход. За точно изчисляване е препоръчтелно да се свържете със счетоводител.

Ако след регистрацията на фирмата в Търговския регистър решим да не правим нищо с нея – няма нужда да правим нищо особено. Ако фирмата няма дейност в края на годината, счетоводител ще подаде нулев отчет. Обикновено разходите за нулеви отчети са около 100 лв.

4. ДДС Регистрация

Какво точно е ДДС? Това е данък, който държавата възлага на фирми и лица да събират вместо нея и да и го внасят всеки месец. Когато една фирма се регистрира по ДДС, държавата едновременно и дава права и задължения да начислява +20% на своите продажби и всеки месец да внася събраното ДДС по сметка на НАП. Когато обаче същата фирма прави покупки от други доставчици по ДДС, тя има право да си приспада сумата от задължението за внасяне на данъка. Пример: продаваме 1200 лв. стоки с ДДС и дължим 200 лв. ДДС към НАП. Купуваме обаче компютър за офиса на стойност 600 лв. с ДДС – приспадаме си 100-те лв. ДДС от тази покупка и към НАП дължим не 200, а 100 лв.

Всеки месец счетоводството на фирмата прави дневници на покупки и продажби и разликата се внася в НАП. Възможно е да се окаже и че НАП имат да ни дават пари. Ако в продължение на три месеца баланса ДДС продажби / покупки е на минус – НАП има да ни дава пари. Така влизаме в процедура по възстановяване на ДДС. В този случай от НАП правят проверка и ако всичко е наред, веднага изплащат сумата по банковата сметка на фирмата.

ДДС регистрацията бива два вида: задължителна или доброволна. За не малко бизнеси е изгодно да са регистрирани по ДДС и да не чакат задължителния момент. Правят си регистрацията веднага след като е готова фирмата, защото така производството минава много по-леко. В крайна сметка фирмата е току-що стартирала и няма документооборот за проверка. Едно е да се направи ДДС регистрация, когато фирмата е работила 1 година, друго това да се случи веднага след старта. Ето в случай, че очакваме в идната година да достигнем 50,000 оборот за последните 12 месеца, може би е по-добре да обмислим регистрация веднага след като фирмата е готова.

Други причини за регистрация са оптимизация на разходи чрез ДДС приспадане както и изисквания на контрагенти.

ДДС регистрацията се прави в НАП, а не в Търговски регистър. Производството изисква първо да е готова фирмата в Търговски регистър, да има ЕИК и след това се пускат документи и се прави проверка от данъчен инспектор. Не е препоръчително сами да правим ДДС регистрация, защото има особености при основанията за регистрация и самото производство.

Има и бизнеси, на които ДДС регистрацията по-скоро би им повлияла негативно. Най-често това са компаниите в сферата на услугите. Защо? Защото не купуват стока, която да препродават. Те продават своите услуги и начисляват ДДС, което трудно могат да приспадат от покупките си, именно защото не купуват услугите си. Също така цената за крайния им клиент става +20%, а конкурент не-регистриран по ДДС бие с цената.

Добре е да знаем, че фирмите, регистирани по ДДС, се водят под по-строг данъчен режим. Всеки месец се пускат отчети към НАП, всеки месец се внася ДДС и по-често се правят данъчни проверки. Това е причина и за по-високите цени за счетоводно обслужване на фирми по ДДС.

5. ДАНС Регистрация

Фирми, които извършват определени дейности, са длъжни да си направят и регистрация в ДАНС. Тази регистрация е свързана с превенция на финансови и икономически престъпления. Някои от задължените:

  • Счетоводни къщи и счетоводители
  • Обменни бюра
  • Кредитни институции
  • Заложни къщи
  • Застрахователи
  • Инвестиционни посредници
  • Лица, организиращи и провеждащи хазартни игри
  • НПО-та
  • Спортни организации
  • Търговци на едро

За изчерпателен списък чл. 3 от Закона за мерките срещу изпиране на пари

6. Лицензи

Държавата е преценила, че за определен вид дейност ще налага допълнителни регулации и контрол на дейност. Ето защо някои фирми, след като са регистрирани в Търговския регистър, трябва да преминат и през допълнително производство пред друг държавен орган. Няколко примера:

  • Таксиметрови услуги
  • Турагентски или туроператорски услуги
  • Спедиторски и превозвачески услуги
  • Търговия с оръжия
  • Фармация и медицина
  • Банки и кредитни институции
  • Затрахователи

Тази процедура често е доста бюрократична, с много изисквания и проверки. Ето защо е много важно да не пестим средства, а да наемем адвокат, който да свърши работата перфектно.

7. Въвеждане на новите правила за обработка на лични данни (GDPR)

Ъпдейт на статията от 25.05.2018 – Информация за лични данни и GDPR. Описаната по-долу регистрация отпада.

Регистрация като Администратор на лични данни при Комисията за защита на лични данни

Тази стъпка се извършва след като фирмата има ЕИК, т.е. имаме успешна регистрация в Търговски регистър. На практика е задължителна за всички фирми, които извършват дейност, защото няма как да извършват дейност без да ползват данни на клиенти, потребители, партньори и други лица.

Лични данни е много, много широко понятие, но накратко е всякаква информация, която може да идентифицира едно лице. Име, ЕГН, адрес и т.н. Така например като сключим договор с някого, ние получавам неговите данни. Това са поне три имена и ЕГН. В този момент законът счита, че ние обработваме тези данни си сме длъжни да се регистираме дори преди този момент.

Глобата за обработка на данни без регистрация е сериозна – започва от 10,000 лв. и може да стигне до 100,000 лв.

Процедурата по регистрация е сравнително лесна и безплатна. За тези от нас, които искат да инвестират времето си в бизнес, а не в бюрокрация, имаме решение тук.

8. Трудови и граждански договори

Основна разлика между двата вида договора е, че при трудовия договор се заплаща за извършване на дейност, а при гражданския договор се заплаща за извършен резултат. По трудов договор сме длъжни всеки ден да идваме на работа, да работим 8 часа и да си изпълняваме задълженията в длъжностната характеристика. По граждански договор имаме задължение да предоставим резултата, който ни е възложен.

Трудовите договори се регулират от Кодекса на труда, който е заложил множество изисквания за работодателя при назначаване, управление и освобождаване на своите служители. Има страшно много бюрократични моменти останали от времената от индустриализма и бизнесът с фабрики. Определено Кодексът на труда има нужда да навакса в днешния динамичен и модерен бизнес свят.

Гражданските договори се регулират от Закона за задълженията и договорите. Може да се договорим за всичко, стига да е законно. Много е важно обаче с граждански договор да не се прикрива трудово правоотношение. В този случай служител от Инспекция по труда има право да наложи глоба и да преобразува договора в трудов.

Кога един граждански договор прикрива трудов? Практиката на различните служители на Инспекция по труда е различна и няма ясни правила, които да важат за всички. Ето защо е препоръчително да се консултираме с адвокат и счетоводител преди да правим граждански договори с хората, с които работим,

Структурата на екипа в компанията ни е много важна и е силно препоръчително да отделим достатъчно време, за да я оптимизираме по най-добрия начин за служител и работодател.

9. Счетоводство

Втората най-важна стъпка след регистрацията на фирма е да си намерим счетоводство, което да ни пасне. В никакъв случай, не бива да отлагаме този момент, защото почват да стават големи счетоводни каши. Така няма да спестим пари, а напротив – ще ни излезе по-скъпо с глоби и извънреден счетоводен труд.

Ето защо, ако сме решили, че ще правим бизнес, то трябва да предвидим и месечен разход за качествено счетоводно обслужване.

Счетоводител се става лесно, на пазара има много счетоводители и определено е трудно да си намерим нашия. Трябва да имаме предвид и че счетоводните грешки са като бомби със закъснител. Некачествено счетоводство може да се покаже чак след 2-3 години съвместна работа – при проверка от НАП или друг държавен орган.

Неща за които да гледаме при избора на счетоводител:

  • Има ли препоръки от свои клиенти? (Препоръчително е да помолим счетоводителя да ни свърже с няколко свои клиента и да ги разпитаме за съвместната работа)
  • Показва ли професионализъм във всяко свое действие?
  • Пише ли грамотни имейли?
  • Има ли уеб сайт и присъствие? Ако да – колко качествен и професионално изглеждащ е?
  • Педантичен и организиран ли е?
  • Това човек ли е, с който бих искал да контактувам през следващите 5-10 години?

Цените на счетоводните услуги в България започват от около 100 лв. на месец и се покачват в зависимост от това дали сме регистрирани по ДДС и каква дейност извършваме.

10. Приемане на плащания – в брой и онлайн

За да приемаме плащания в брой трябва да имаме касов апарат и да издаваме касов бон при всяко плащане. Ако не приемаме плащания в брой, не ни е необходим касов апарат. Наложен платеж, който ни се изплаща в брой от куриера, също изисква касов бон и апарат.

Други алтернативи за приемане на плащания са:

  1. По банков път.
  2. Чрез кредитна или дебитна карта – препоръчвам регистрация в ePay.bg като търговец вместо инсталиране на виртуални пос терминали.
  3. При регистрация в ePay.bg ще се можем да се възползваме и от прием на плащания на банкомат, на каса на EasyPay и от микросметка на потребител в системата.  Ние казваме на ePay колко често искат да ни превеждат натрупаните пари от микросметката към банковата ни сметка.
  4. Чрез Braintree също може да приемаме плащания с карти. Събраните пари се изплащат по банковата ни сметка.
  5. PayPal – приемаме плащания както от други потребители, така и от нерегистрирани PayPal потребители, които имат банкова карта. Отново периодично може да си дърпаме парите по банковата ни сметка. За по-големи суми е необходимо еднократно да се предоставят на PayPal няколко фирмени документа – просто следваме техните указания.
  6. Bitcoin – ако искаме да приемаме най-популярната криптовалута, може да си направим регистрация в Bitpay.

11. Работно време и обекти

Ако имаме физически обект (например магазин), то трябва да спазим и изискванията на съответната община. Трябва да посочим работното си време и да предоставим определена информация на общината. Към всички общини има образци. Препоръчителено е да се обърнем към експерт от общината или към адвокат.

12. Електронен подпис

Електронният подпис струва около 50-60 лв. на година, а ни дава толкова много права. Всеки трябва да има електронен подпис. Някои от нещата, които можем да правим:

  • Всякаква работа в Търговския регистър – ползваме и 50% отстъпка от държавните такси.
  • Почти всякаква работа в НАП. Дори и при проверки, документите могат да се предоставят подписани с ел. Подпис.
  • Електронно взаимодействие с редица други държавни органи и общини.
  • Електронно подписване на пълномощно към Суперхостинг.бг – когато регистрираме .бг домейн.
  • Валидно подписване на всякакви документи – електронно.
  • Електронно банкиране.

Препоръчително е електронният подпис да бъде на физическо лице, а не на юридическо. Така моят електронен подпис мога да ползвам когато имам лични нужди, но и когато подписвам компанията като управител.

13. Защита на бизнеса

В началото едва ли имаме време да мислим за бъдеще финансови и бизнес рискове, но това е важно. Ако имаме индикации, че ще имаме реален бизнес е важно да се замислим дали не искаме да го защитим с Търговска марка? Ето някои от любимите ми статии по темата:

В случай че имаме уеб сайт, е задължително да имаме общи условия. Комисията за защита на потребителите е много активна. Активни са и потребителите със сигнали до Комисията. Ето защо трябва да сме 100% сигурни, че сайтът ни и общите условия отговарят на всички изискания на Комисията. Глобите, които се налагат са от 500 до 3000 лв., а при повторни нарушения стават повече. Ако дейността ни е регулирана от Законът за електронната търговия, също трябва да се съобразим с определени клаузи в общите ни условия.

Още няколко полезни правни инструменти за защита:

Финално

Ок. Това е всичко, което успях да подредя към момента. Надявам се да е полезно. Липсва ли нещо? Има ли неща, от които се интересувате? Има ли нещо, което може да споделите и да бъде полезно на всички? Пишете ми в коментарите по-долу!


Нова книга: Правна сигурност за стартиращия бизнес. Научи повече

Над 15 000 доволни клиенти

4.9/5 review rating 5 от 678 в Google | 4.9/5 review rating 5 от 438 във Facebook | Виж всички

review rating 5  Изключително бързо и лесно изготвих договор за паричен наем, следвайки стъпките в сайта. Много благодаря за съдействието!

thumb Мартин Калчев

review rating 5  Няколко услуги имам извършени през Адвоката Ми и съм изклюително доволна от обслужване - бързо, лесно и коректно!

thumb Маргарита Ангелова

review rating 5  Много сме доволни, два пъти работим с Вас и Ви благодарим за професионализма и бързината, с която работите!

thumb Ванина Иванова

Advokatami.bg е отразен в медиите
Bulgaria ON AIR Вестник 24 часа